【シェア読書:660冊目】一生使えるExcelエクセル仕事術(望月実/花房幸範)

【Excelで磨くセンス】
公認会計士・望月実氏と花房幸範氏が、Excelエクセルを使った情報をわかりやすく伝える技術を紹介する一冊。「できる!」と思わせる、一生使えるExcel仕事術の極意とは?

■この本の紹介文

わかりやすく伝えられる自信がありますか?
自信をもって「はい」とは言えない方にオススメ。

 

本書は、仕事をしていく上で重要なスキルと言ってよい【情報を、ミスなく、シンプルに、ロジカルに、分かりやすく伝える技術】を、Excelのテクニックを通して見つめ直した一冊。

 

会計事務所(アカウンティングファーム)での実例を用いて各テクニックを紹介しています。
ですが、そのExcelテクニックは、実務で利用している人にとっては、基本的なものばかりです。

 

このExcelの基本的なテクニックを通じて、
【ミスを少なくする】
【情報はシンプルにする】
【ロジカルな構造を持たせる】
【分かりやすく伝える】
といったビジネスセンスの磨き方を提示していることに、この本の価値を感じます。

 

Excelは、複雑にすることもシンプルにすることもできる、その人のセンスが如実に現れるツールだと思います。
言い換えれば、その人の頭の中がそのまま透けて見られてしまう怖さもあるのです。

 

できることなら「センスいいな!」「できる!」と思わせるカッコいいセンスを身につけたいところですよね。

 

ぜひ、本書で感覚をつかみ、反復トレーニングでカッコいいセンスを自分のものにしましょう!!

 

■本がわかる!15の要約ポイント

短時間で情報を共有するために一番重要となってくるのは、相手が必要としている情報を厳選して伝えること

 

●使用頻度の高いショートカットキー
【Ctrl】+【C】→コピーする
【Ctrl】+【V】→貼り付ける
【Ctrl】+【A】→全範囲を選択
【Ctrl】+【スペース】→列全体を選択
【Shift】+【スペース】→行全体を選択
【Ctrl】+【Z】→元に戻す
【Ctrl】+【Y】→直前の操作の繰り返し
【Ctrl】+【S】→上書き保存
【Ctrl】+【Shift】+【+】→セル、行、列の挿入
【Ctrl】+【ー】→セル、行、列の削除
【Ctrl】+【X】→セルの切り取り
【Shift】+【F11】→シートの挿入
【Ctrl】+【P】→印刷ダイアログボックスの表示
【Shift】+【→】【↓】→選択中のセルを起点に範囲を選択する
【Ctrl】+【→】【↓】→選択中のセルから次の未入力セルの手前のセルに飛ぶ
【Ctrl】+【Shift】+【→】【↓】→選択中のセルを起点に入力済セルを飛び越して次の未入力セルの手前までの範囲を選択する
【F2】→選択中のセルを入力可能な状態にする
【Ctrl】+【F】→検索
【Ctrl】+【H】→置換

 

エクセルで資料を作成している時に、思い通りのレイアウトができずに困ったことがあるのではないでしょうか。そのような悩みはカメラ機能を使えば解決します。

 

エクセルを使っていると、固まったり強制終了によって今までに入力したデータをムダにしてしまうことがあります。そのようなリスクを防ぐための自動バックアップ(を使えば解決します。)

 

参照式のしくみを理解すると、資料の作成時間を大幅に短縮することができます。

 

関数とはエクセルで様々な計算をするためにあらかじめ定義された数式のこと
【関するの構造】
=関数名(第1引数,第2引数,第3引数……)
=SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)

 

●見やすく使いやすい資料を作るための5つのポイント
・必要十分な情報を厳選して記載する
・シンプルなルールに従って視認性の高い資料を作る
・数字の計算根拠が分かりやすい
・シート間の数字のつながりが分かりやすい
・ミスが少ない

 

フォーマットに基づいて資料が作成されていれば、膨大な資料の中から短時間で必要な情報を見つけ出すことができます。
(略)
自分の頭の中にある考えをシンプルでロジカルなフォーマットにまとめていくうちに、世界で通用するロジカルシンキングも身につくという大きなメリットがありました。

 

●見やすく使いやすい資料の作り方
①データの流れが分かりやすいファイルを作成する
②シート構成図を入れてデータのつながりを明確にする
③書式はなるべくシンプルに
④データの出所を記入する
⑤フッターにファイル名、シート名を入れる
⑥検索しやすいファイル名をつける
⑦不要なシートを削除する

 

注意力だけでミスを減らすのは難しく、ミスを減らすためにはミスを少なくする作業プロセスを構築する必要があります。

 

VLOOKUPのVは「Vertical(垂直)」を意味し、縦方向の情報を検索する時に使用します。それに対して、HLOOKUPのHは「Horizontal(水平)」を意味し、横方向の情報を検索するときに使用します。

 

●分かりやすく伝えるための3つのポイント
・情報をシンプルに
・構造をロジカルに
・表現をイメージしやすく

 

●わかりやすく伝えるための7つのポイント
①ターゲットを明確にして必要な情報を厳選する
②構成図を作って伝える内容を整理する
③分岐図を描きながら説得力のあるシナリオを考える
④相手がイメージしやすい表現で伝える
⑤ターゲットに合わせて数字の伝え方を工夫する
⑥声を出して資料を読む
⑦アウトプットを繰り返しながら情報を吟味する

 

人の注目が集まるのは数字が大きく動いたところ

 

私は、情報を整理して分かりやすく伝えるセンスは、基本を大切にしながらトレーニングを繰り返すことによって身につくと考えています。本書で説明したエクセルと説明の技術は基本的なものばかりですが、これらの技術がみなさまのセンスの向上につながれば嬉しく思います。

 

■これをやろう!3つの実践ポイント

【660-1】伝える前に、これ以上シンプルにできないか確認する

【660-2】伝える内容が、今相手にとって必要なことか考える

【660-3】相手がイメージしやすい表現で伝える

 

■ひと言まとめ

Excelはビジネススキルを磨く優秀な教材!

 

■本日紹介した書籍情報

【書籍名】一生使えるExcelエクセル仕事術
【著者名】望月実花房幸範
【出版社】CCCメディアハウス
【出版日】2015/12/18
【オススメ度】★★★★☆
【こんな時に】明日の仕事力を磨きたいときに
【キーワード】伝えるロジカル
【頁 数】208ページ
【目 次】
第1部 ミスを少なく仕事を早く終わらせるExcelの技術
第2部 センスを感じさせる資料作成の技術
第3部 分かりやすく伝える説明の技術

 

 

望月実さん、花房幸範さん、気づきの多い一冊をありがとうございます\(^o^)/

ここまで読んで、ちょっと目が疲れたなと思ったらこちらを!!

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