【書評:1347冊目】トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術(渡邉英理奈)

【速さと品質を両立させる方法】
業務効率化コンサルタント・渡邉英理奈氏が、トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術と題して、トヨタの人材育成担当の経験をもとに、速さと品質を両立する方法を指南する一冊。

■この本の紹介文

速さと品質の両立。
仕事をするうえで、この悩みを抱えていませんか?

 

本書は、トヨタに根付く効率化のメソッドをベースに、速さと品質を両立する具体的な仕事のやり方を解説する一冊。

 

「無駄な作業」と「無駄なやり直し」。
この2つを減らすことで、速さと品質は両立できます。

 

どうすれば、”無駄”は減らせるのか。
カイゼンに代表されるトヨタのメソッドをベースに、プロセスやスケジュールの作成法から巻きこみ法まで、8つのステップで指南していきます。

 

他の先進国に比べて、生産性が低いといわれている日本の職場。
にも関わらず、”無駄な仕事”が一向に減りません。

 

本書のメソッドで、自分の仕事を客観的に見直してみましょう。
そうすることで、自分ひとりでも”無駄な仕事”の削減が実現できます。

 

”無駄な仕事”を減らし、浮いた時間を、”投資”に回す。
自分の時間の最適化こそ、効率化の最終目的です。

 

仕事の教科書といえる内容です。
効率が気になる方は、ぜひ読んでみてください。

 

◆自分のために効率的に働こう。

■本がわかる!15の要約ポイント

依頼された仕事の「目的」とともに、依頼主に「アウトプット」を確認してから、仕事に取り掛るべきだ。
それが「やり直し」「ムダ」をなくす第一歩だ。

 

アウトプットを考える時は「アウトプットを受け取るのは誰か」を考え、相手の状況や持っている情報量に配慮すれば、ミスはおのずと減るはずだ。

 

実施事項をリフトアップしてスケジュールを作る。
まず、最短のプロセスを考える。
これまでのプロセスのことは忘れるべきだ。
初めてこの仕事をやる気持ちで、実施事項をリストアップする。

 

実施事項を順番に並べたら、それらを「いつやるか」「いつまでにやるか」を決める。
スケジュールにする時は、最後にやることからスケジュールに入れていく。

 

上司への確認といった決裁時間も予備を取っておくべきだ。
新入社員なら2回以上、それ以外の人でも最低2回は取っておくべきだ。

 

大まかな実施事項は「具体的にどんな行動をすればいいのか」がわかる「作業レベル」に分解する。
そうすることで「何をするべきか」がわかってくる。

 

どこまで細かく分解すればいいのか迷うことがある。
その時は「誰のためにプロセスを整備しているのか」によって分解のレベルを変えるべきだ。

 

「どんな状態になったら、作業を完了したと言えるのか」を明確にするべきだ。
作業が完了すると、元々の状態が変化を起こす。
その状態を定義する。
定義した状態まで変化した時が作業完了だ。

 

準備自体は直前でもいい。
だが「何が必要か」はあらかじめ考え、明確にしておくべきだ。
その物や情報を揃えるのに、時間がかかることがあるからだ。

 

必要なものや情報は、できる限り用意する。
だが予算以上にお金や時間がかかるようなら、別のもので代替できないかを考える。
知恵を絞り、工夫すれば、余計なお金を使わず代替できることがある。

 

自分以外でもできる仕事は、積極的にお願いする。
特に、自分より早く、うまくできる人がいるなら、その人に分担をお願いしたほうが効果的だ。

 

依頼の仕方次第で、アウトプットは劇的に変わる。
依頼のコツは、プロセスを作り込む際に作成した、スケジュールや完了状態、チェックポイント、必要な物や情報を事前に伝えることだ。

 

共有するのが関係者や上司なら、彼らの知見や経験から、有益なアドバイスや指摘、サポートがもらえる。
その結果、プロセスやスケジュールが、より実現可能かつ実践的になるはずだ。

 

遅れには、必ず原因がある。
その原因を探すことで、正しい挽回策や再発防止を図ることができる。
これをやらずに挽回策を考えると、効果が出ずに、さらなる遅れが発生することになる。

 

最大限の挽回策を考えても、一人では解決できそうにない時もある。
そういう時は、誰かの手を借りる。
事前にプロセスとスケジュールを共有しておけば、こういう時も協力意識も芽生えやすい。

 

■これをやろう!3つの実践ポイント

【1347-1】仕事に取り組む前に、その仕事の目的を明確にする

【1347-2】仕事に取り組む前に、その仕事のアウトプットを明確にする

【1347-3】仕事に取り組む前に、その仕事の完了状態を明確にする

 

■ひと言まとめ

※イラストは、イラストレーターの萩原まおさん作

 

■本日紹介した書籍情報

【書籍名】トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術
【著者名】渡邉英理奈著者情報
出版社フォレスト出版
【出版日】2018/11/22
オススメ度★★☆☆☆
こんな時に明日の仕事力を磨きたいときに
キーワード働き方準備力問題解決
【頁 数】248ページ
【目 次】
第1章 トヨタ社員だけが知っている「超効率仕事術」とは?
第2章 プロセス&スケジュールをつくる
第3章 人を巻き込んで、さらに効率を上げる
第4章 次の仕事へつなげる仕事術

 

この本が、あなたを変える!

 

渡邉英理奈さん、素敵な一冊をありがとうございます\(^o^)/

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