【書評:1655冊目】仕事力に差がつく「超・整理術」(吉澤準特)

【整理を整流へとアップデートしよう!】
外資系ITコンサルタント・吉澤準特氏が、『仕事力に差がつく「超・整理術」』と題して、情報の整理に忙殺されることなく、生産性高く仕事をするための整理術を解説する一冊。

■書籍の紹介文

モノや情報の整理。
あなたは得意ですか?

 

本書は、自分を楽にするはずの「整理」に忙殺されるのは”不幸”でしかないと提起し、手間をかけずに自動的に整理される『整流化』という整理術を解説する一冊。

 

モノや情報を整理するのは得意です。
そんな整理上手の人にこそ、気づきが多い内容だと感じます。

 

整理整頓できている状態は素晴らしいことです。
しかし、「整理する」という行動自体を、無くすことができたらもっといいとおもいませんか?

 

こんな疑問からはじまった一冊。
手間をかけることなく、自動的に整理されるルールをつくる『整流化』という考え方を示します。

 

整理は手段であり、整理を目的にしない
『整流化』の根底には、こんな想いが隠れています。

 

「当たり前だ」と言われれば、その通りです。
ただ、「当たり前」のことに膨大な時間をとられているのは紛れもない事実です。

 

整理する時間を、1日5分減らせれば、週5日で25分、1ヶ月で100分(1時間40分)。
わたしの場合、1冊のビジネス書をじっくりと読める時間が確保できる計算です。

 

1時間40分あれば、仕事を進めることもできれば、映画を一本見ることもできます。
「当たり前」にメスを入れて、「整理」から抜け出すことで、新しい可能性が拡がります。

 

抜け出すための方法として、『整流化』があります。
身につける効果は絶大です!

 

◆整理から抜け出せ!

仕事力に差がつく「超・整理術」
吉澤準特 三笠書房 2020-4-19
売上ランキング(公開時):7,911
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■【要約】15個の抜粋ポイント

「整理しなくても仕事が回る仕組み」を構築できれば、問題を解決できるのです。
私はその答えを「整流化」に見つけました。
整流化とは、情報の流れを自動的に整えることで、次の3つから実現します。
(1)モノの整理をする前に、分類に沿って情報が流れる仕組みを作る
(2)アナログ情報の整流化は、ノートに記録しながらタグづけする
(3)デジタル情報の整流化は、メールをタグづけする

 

整理しない整理術は「シンプル」であることが何よりも大事です。

 

人は何かを思い出すとき、頭の中でキーワードにひっかけて思い出すケースと、記憶をさかのぼって思い出すケースに分かれます。
ノート整流化は、その両方を利用します。

 

(1)メールの件名に特定の文字を入れて、件名を見ただけで目的を想像することができるようにする
(2)メールの振り分け(仕分け)ルールを設定し、メール受信時に目的別のメールフォルダへ振り分ける
これらを組み合わせて、メールを振り分ける手間を減らすのがデジタルコミュニケーションの整理術です。

 

メールの返信は、時間を決めて一気にまとめるのが基本です。

 

すぐやるリストに載せるタスクは、次の2つに当てはまるものです。
(1)今すぐに着手しないと間に合わないタスク
(2)5分で終わるタスク

 

タスクは次の4種類に分けて作業を小分けにすると、進めやすさを左右する要因をシンプルにできるため、個々の作業進捗を管理しやすくなります。
・聴く作業:情報を集める
・伝える作業:資料を作る、相手に示す
・段取る作業:仕事の順番を整理する
・動かす作業:打ち合わせをする、お願いする

 

デジタルの予定表は1週間単位をA4縦形式で出力し、レールファイルに挟んで、常に持ち歩きます。

 

想定時間を2倍して、それを作業見込み時間とする

 

私が推奨するのは、ファイル名を3つの組み合わせで決める方法です。
【必須】接頭辞(プロジェクト名やチーム名など)
【必須】文書名(内容を表す表記)
【任意】日付(YYYYMMDD)
【任意】バージョン(小数点2桁)

 

文書ルートフォルダに、次の階層を加えてみましょう。
(1)Current(進行中のもの)
(2)Previous(過去のもの)
(3)Other(その他)

 

すぐに手元で確認できるように情報を「早見表」としてまとめておくと、突発的な打ち合わせや確認作業が簡単に行えます。
プロジェクトごとに、Excelで早見表を作成することを推奨します。
早見表は、次の順序で作っておきましょう。
(1)よく使う連絡先
(2)直近のToDo一覧
(3)マスタースケジュール/チームスケジュール
(4)業務やシステムの概要図
(5)上記以外によく参照する数字、スケジュール情報

 

モノの配置を決めるときは、手の動きを邪魔しないことに観点を置いています。
私は右利きなので、右側は常にメモを取りやすい環境を維持し、左側にできるだけモノを配置します。

 

相手を覚えるために私が実践しているのは、名刺に相手の外見上の特徴を書き込むことです。
以下に列挙する点は、相手のイメージを脳内に焼き付けるのに効果的です。
・名刺交換日と場所、会った目的
・髪型
・メガネの有無
・顔の輪郭や特徴
・身長
・体型

 

整流化と整理の機会は、あなたの周りで毎日発生しています。
これに割いている時間を少しでも減らすことができれば、その分の時間を他の仕事に振り分ける余裕が生まれます。
たとえ1日の蓄積はわずかであっても、毎日続ければ大きな差になります。

 

■【実践】3個の行動ポイント

【1655-1】自分に合った、整理しなくても片づく仕組みを考える

【1655-2】想定の2倍の時間を見込み時間として予定する

【1655-3】早見表を作成する

■ひと言まとめ

※イラストは、イラストレーターの萩原まおさん作

■本日の書籍情報

【書籍名】仕事力に差がつく「超・整理術」
【著者名】吉澤準特著者情報
出版社三笠書房
【出版日】2020/4/19
オススメ度★★★☆☆
こんな時に明日の仕事力を磨きたいときに
キーワード準備力情報整理問題解決
【頁 数】192ページ
【目 次】
序章 「整理」ではなく「整流化」する
第1章 ノート整流術
第2章 メール整流術
第3章 ToDo整理術
第4章 スケジュール整理術
第5章 フォルダ整理術
第6章 デスク整理術
第7章 名刺整理術
終章 コンサルタントの仕事術

 

この本が、あなたを変える!

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吉澤準特 三笠書房 2020-4-19
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吉澤準特さん、素敵な一冊をありがとうございます(^^)

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