【書評:915冊目】伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則(山口拓朗)

【今さら聞けないメールの作法】
プロライター・山口拓朗氏が、『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則』と題して、相手に誤解されずに言いたいことがきちんと伝わる、92個のメール作法を解説する一冊。

■書籍の紹介文

「この表現で大丈夫かな?」
「これで伝わるかな?」
メールを書いていて、このように悩んだ経験ありませんか?

 

本書は、
・言いたいことをわかりやすく簡潔に書ける
・正しい日本語で恥ずかしくない文章が書ける
この2つを可能とする、あなたのメールを向上させる”92の法則”を解説する一冊。

 

「相手本位」で書かれたメール』。
著者は、伝わるメールをこう定義しています。

 

相手があってのメールですから、当然のことだと感じるかもしれません。
ですが、言うは易し行うは難し、失敗が尽きないからこそ本書のような書籍が出版されるわけです。

 

なぜ、失敗は起きてしまうのか。
2つの原因が考えられるとおもいます。

 

1つは、「相手本位」の意識が薄れてしまう(気の緩み)から。
もう1つは、その場で相手の反応が分からないから。

 

前者は想像しやすいとおもいますが、後者は意外と意識が向かないところです。
会話であれば相手の反応で失敗に気づきやすいですが、メールでは気づきにくいため、失敗を自覚できない怖さがあるわけです。

 

自覚がないので、その後も相手に普通に接してしまう。
しかし、それが火に油を注いでしまうことが、往々にして起きるのです。

 

では、どうすれば失敗のリスクを減らせるのか。
そこをまとめてくれているのが本書です。

 

92個と聞くと「多すぎ!」とおもうかもしれません。
ただ、最初から最後まで、全部があなたに必要ではないとおもいます。

 

1つ1つ独立しているので、目次をみて、自分が悩んでいる項目だけ読んでみてください。
92個もあるからこそ、「今さら聞けずに困っていた」が、きっとみつかります。

 

メールを打つのに、もうビクビクしたくない。
そのためにも、メールだからこそのポイントを学んでしまいましょう!

 

◆メールにはメールの「型」がある!

伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則
山口拓朗 明日香出版社 2017-2-9
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■【要約】15個の抜粋ポイント

主語を省略できるのは、相手が100%理解してくれるときに限ります。

 

「具体的に書く=リスクマネジメント」です。

 

●読点を打つ9つのポイント
①長い主語のあとに打つ
②冒頭にくる接続詞や副詞のあとに打つ
③接続助詞のあとに打つ
④条件や限定を加える語句のあとに打つ
⑤時間や場面が変わるところに打つ
⑥複数の情報を並べるときに打つ
⑦カギ括弧の代わりに打つ
⑧独立語のあとに打つ
⑨ひらがな(カタカナ/漢字)が続いて読みにくいときに打つ

 

メールを書くときには、「相手がいちばん何を知りたがっているか?」について、よく考えましょう。

 

ムダな言葉を削ったり、簡潔な表現に変えたりした修正文であれば、読みやすく、内容も頭によく入ってきます。

 

●メールの見た目で気をつけたいポイント
①1行は長くても35文字以内に抑える
②空白の行を作る
③複数の情報は箇条書きを利用する
④「罫線」を使って重要なポイントを示す

 

「忘れているかも?」と嫌な予感がしたときは、躊躇せずにリマインドメールを送りましょう。

 

◆行為や状態が自分の場合:「お」や「ご」を付けない
◆行為や状態が敬意を示す相手の場合:「お」や「ご」を付ける

 

書く必要のないケースで「させていただきます」を使う人が増えています。

 

名詞や動詞には「漢字」を使い、補助動詞、接続詞、副詞、形式名詞などには「ひらがな」を使う

 

何気なく使っているムダな言葉がないか、一度よくチェックしておきましょう。

 

「ご自愛」という言葉のなかに「体を大事にする」という意味が含まれているため、「お体を」と入れる必要はありません。

 

「(お忙しいところ/誠に/大変)お手数ですが〜/恐れ入りますが〜/恐縮ですが〜/ご面倒をおかけしますが〜」なども使い勝手のいいクッション言葉です。

 

「いただけますでしょうか」「いただけませんでしょうか」は、丁寧語の「ます」と「です」を重ねた二重敬語にあたり、正しい敬語とはいえません。
正しくは「いただけますか」であり、「いただけませんか」です。

 

相手と強固な信頼関係を築きたいのであれば、有り体なフレーズだけではなく、自分なりの言葉で「相手に対する気遣い」を示す術を身につける必要があります。

 

■【実践】3個の行動ポイント

【915-1】具体的な表現を使って書く

【915-2】「相手が一番知りたいことは?」を意識して書く

【915-3】書いたら、必ず読み返す

■ひと言まとめ

※イラストは、イラストレーターの萩原まおさん作

■本日の書籍情報

【書籍名】伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則
【著者名】山口拓朗著者情報
出版社明日香出版社
【出版日】2017/2/9
オススメ度★★★☆☆
こんな時に書く力を身につけたいときに
キーワード文章力ことばのチカラ伝える
【頁 数】227ページ
【目 次】
第1章 伝わる文章の基本ルールを学ぼう
第2章 相手が迷わない 伝わるメールの書き方
第3章 「速く」書くためのシーン別フォーマット
第4章 恥をかかない 正しい敬語のルール
第5章 正しい日本語の使い方
第6章 相手を不快にさせない言葉の言い回し
第7章 メールですぐに使えるフレーズ集

 

この本が、あなたを変える!

伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則
山口拓朗 明日香出版社 2017-2-9
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山口拓朗さん、素敵な一冊をありがとうございます(^^)

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